СЕРВІСИ

дозвіл на пропуск
відвідувачів

замовлення
персональної
карти доступу

зміна рівня
карти доступу

реєстрація нового
користувача

бронь конференц зали

замовлення пропуску
в'їзду на внутрішню
територію

особистий кабінет
клієнта

звернення до центру
обслуговування

анкетування

парковка для гостей

ОБСЛУГОВУВАННЯ

КЛІЄНТІВ

ONLINE

Гостьові карти

ДОЗВІЛ ONLINE на пропуск відвідувачів, гостей, тимчасових співробітників

1. на дозвіл йде не більше 30 секунд
2. нікому не дзвонимо, нічого не пояснюємо
3. немає необхідності особисто зустрічати гостей
4. дозволяємо в будь-який час з будь-якого місця
5. багатоденний дозвіл (наприклад, відрядження або тимчасовий співробітник)
6. вказуємо різні права доступу різним відвідувачам
7. кожному гостю призначаємо різні рівні доступу
8. блокуємо картку гостя

1. готельний комплект гостьових карток для кожного орендаря
2. кожна карта має свій ID
3. карта прив'язується до прізвища відвідувача
4. усі процеси задокументовані

Клієнт (орендар БЦ Sunflower)

1. потрібно назвати охоронцеві лише своє прізвище
2. пред'явити документ, якщо він затребуваний запрошуючою стороною
3. бейдж на карті підкаже гостю куди йому треба йти

Безпека

Відвідувач

Замовлення карток доступу

ЗАМОВЛЕННЯ КАРТИ ДОСТУПУ З БЕЙДЖЕМ АБО ТІЛЬКИ БЕЙДЖА

1. замовлення через форму займає лише кілька хвилин
2. лист-повідомлення з усіма даними надісланого замовлення
3. всі замовлення документуються
4. виготовлення бейджів протягом одного дня
5. передача даних захищена за протоколом https
6. захищена база даних

1. персональні карти доступу з бейджами для постійних співробітників
2. кожній картці призначається стандартний або унікальний рівень доступу
3. унікальний, корпоративний дизайн бейджу картки для кожного клієнта
4. фотографія власника картки на бейджі
5. можливість використання старих карт із новими бейджами
6. в одній формі замовлення фотографія, текстові поля та рівень доступу, що призначається

Зміна рівня доступу

ЗМІНА РІВНЯ ДОСТУПУ КАРТИ

1. зміна рівня доступу через форму зворотного зв'язку
2. отримання листа-повідомлення з усіма даними надісланої заявки
3. документування заявок
4. створення унікальних рівнів доступу
5. видалення картки з бази даних
6. групова зміна рівня доступу
7. створення нових рівнів доступу для групи карток

Реєстрація нових користувачів

РЕЄСТРАЦІЯ НОВИХ КОРИСТУВАЧІВ КЛІЄНТІВ

1. форма реєстрації нового користувача доступна лише для раніше зареєстрованих на сайті співробітників нашого клієнта
2. реєстрацію першого користувача клієнта здійснює адміністрація Бізнес-Центру Sunflower
3. адміністрація Бізнес-центру Sunflower сприймає всіх зареєстрованих на сайті співробітників клієнта як уповноважених керівництвом клієнта осіб на використання всіх послуг, що надаються Бізнес-центром Sunflower

Особистий кабінет клієнта

особистий кабінет клієнта на сайті Бізнес-центру Sunflower

1. для кожного клієнта створюється його особистий кабінет (сторінка) на офіційному сайті Бізнес-центру Sunflower
2. особистий кабінет доступний лише зареєстрованим користувачам клієнта
3. кожен зареєстрований користувач бачить особистий кабінет лише своєї компанії
4. в особистому кабінеті розміщено всю партнерську документацію
5. в особистому кабінеті розміщена повна інформація про витрати енергоресурсів клієнтом та вартість їх компенсації
6. надається графік споживання енергоресурсів за місяцями

Звернення до центру обслуговування

Звернення до центру обслуговування клієнтів

1. звернення до центру обслуговування клієнтів Бізнес-центру Sunflower через форму зворотного зв'язку
2. отримання листа-повідомлення зі змістом заповненої форми
3. ваше повідомлення ніколи не залишиться без відповіді
4. всі звернення документуються
5. по кожному зверненню створюється завдання із зазначенням дати початку, орієнтовною датою виконання заявки, призначенням відповідальних за виконання та контролем кінцевого результату
6. звернення може бути на будь-яку тему, крім тих, що передбачені іншими формами зворотного зв'язку

Замовлення перепустки на в'їзд

Замовлення перепустки для в'їзду на внутрішню територію

1. замовлення перепустки для в'їзду на внутрішню, закриту територію Бізнес-центру через форму зворотного зв'язку займає не більше 1 хвилини
2. отримання листа-повідомлення відразу після надсилання форми із заповненими даними
3. перепустка на в'їзд випускається у паперовому вигляді та водій повинен забрати її на посту охорони (вхід до БЦ №4)
4. для проходу на внутрішню територію пасажирів необхідно замовити для них гостьові карти
5. стоянка транспортних засобів на внутрішній території допускається тільки на час вантажно-розвантажувальних робіт

Парковка для гостей

ПАРКОВКА ДЛЯ ГОСТЕЙ

1. дозвіл в'їзду на територію паркування гостям бізнес-центру може видати будь-який зареєстрований на сайті користувач через форму зворотного зв'язку сервісу
2. обслуговування клієнтів у режимі online
3. безкоштовне паркування гостей можливе лише у разі наявності вільних місць на орендованих помісячно паркомісцях
4. у випадках, якщо таких вільних місць немає, гостю буде запропоновано стати на паркомісце з погодинною оплатою або зв'язатися зі стороною, що його приймає
5. при оформленні дозволу є можливість вказати конкретний номер паркомісця
6. після відправки форми зворотного зв'язку всі дані про відправника та заповнені ним поля форми автоматично потрапляють на мобільні телефони співробітників охорони (парківників)
7. у формі заповнюються лише 3 поля: номер транспортного засобу, дата в'їзду, примітка
8. решта даних додається до дозволу автоматично з полів реєстрації користувачів

Анкетування

Анкетування потенційного клієнта

1. зустрічне анкетування потенційного клієнта для отримання професійного завдання на проектування офісного простору
2. приклад даних, які найзручніше надавати в табличній формі
3. декілька анкет для різних напрямків проектуванн

Бронь конференц зали

бронювання конференц зали, кімнати переговорів

1. замовлення оренди конференц залу чи кімнати переговорів через відповідні, схожі форми зворотного зв'язку
2. отримання листа-повідомлення про прийняття заявки
3. адміністратор бізнес-центру одразу з вами зв'яжеться для уточнення всіх деталей та розміщення вашого заходу в Google календарі
4. використовуйте всі можливості, передбачені Google календарем

Перелік можливостей обслуговування клієнтів у режимі ONLINE:

• дозвіл на пропуск відвідувачів
• замовлення виготовлення карт доступу з бейджами або лише бейджів
• зміна рівня доступу карти
• перепустка в’їзду на внутрішню територію
• дозвіл в’їзду на платну, закриту парковку гостям бізнес-центру
• реєстрація нового користувача
• бронь конференц-зали
• бронь кімнати переговорів
• звернення до центру обслуговування клієнтів
• анкетування потенційних клієнтів бізнес-центру з метою швидкого отримання завдання від клієнта на підбір офісних площ та проектування офісного простору
• особистий кабінет клієнта з документообігом та повним звітом про споживання усіх енергоресурсів, включаючи графік споживання

Обслуговування клієнтів у режимі online реалізовано за допомогою форм зворотного зв’язку.

Сервіс обслуговування клієнтів у режимі online дозволяє отримати необхідну послугу:

• просто
• швидко
• якісно
• результативно
• надійно
• однозначно
• задокументовано

Отримати доступ до всіх форм зворотного зв’язку може будь-який співробітник нашого клієнта, уповноважений своїм керівництвом та зареєстрований на сайті адміністрацією бізнес-центру.
Відкрити весь перелік форм можна з будь-якої сторінки сайту бізнес-центру SUNFLOWER, натиснувши відповідну кнопку в шапці сайту.

Для зареєстрованого на сайті користувача відкривається вікно з повним переліком усіх доступних форм

Система працює в автоматичному режимі

Після заповнення та відправлення будь-якої форми клієнт відразу отримує на свою електронну пошту підтвердження про отримання заявки адміністрацією бізнес-центру. Для перевірки відправленої інформації в лист також включені всі заповнені та відправлені користувачем поля форми.

Одночасно на електронну пошту адміністрації бізнес-центру надходить лист із темою, яка відповідає назві відправленої користувачем форми, даними про користувача та інформацію, заповнену користувачем.

Залежно від призначення форм автоматично можуть здійснюватися й інші дії після заповнення та надсилання форми користувачем.

Хочемо звернути увагу на найпотрібнішу, дуже затребувану форму, що постійно використовується нашими клієнтами «ГОСТЕВІ КАРТИ»!

Дана послуга дозволяє дати дозвіл охороні бізнес-центру на пропуск гостя, відвідувача, не постійного співробітника нашого клієнта на його територію.

При надсиланні цієї форми на моніторі охорони на вході до бізнес-центру відразу відображається вся необхідна інформація для видачі гостю спеціальної гостьової картки доступу з рівнем доступу, що відповідає тому, що був призначений самим клієнтом.

Передбачено можливість надання дозволу на одноденний та багатоденний візит. Багатоденний візит призначений для постійних гостей, відвідувачів, які не є постійними працівниками нашого клієнта. Наприклад, відряджені для тимчасової роботи співробітники інших фірм, прибиральниці, різні служби доставок на постійній основі.

У всіх формах оптимізовано до мінімуму кількість полів, обов’язкових до заповнення

Для дозволу видачі гостьової картки можна заповнити лише поля: «прізвище», «дата», вказати є чи ні у відвідувача документ, що засвідчує його особу. Заповнення цієї форми та її відправлення займає трохи більше 10 секунд.

Ви також можете подивитися у відкритому доступі відео інструкції щодо заповнення форм зворотного зв’язку, спеціально створені для наших клієнтів.